Politique et procédure d’acceptation des dons d’oeuvres d’art avec ou sans exemption fiscale adoptées le 29 mai 2007 par le conseil d'administration.

1. Introduction
La collection permanente de ARTOTHÈQUE.CA compte plus de 3 000 oeuvres acquises principalement grâce à la générosité de donateurs, d'artistes, de collectionneurs, de gens d’affaires et du grand public.
Le donateur d’une oeuvre d’art peut bénéficier d’avantages fiscaux tout en permettant à la Fondation des arts et métiers d’art du Québec d’enrichir la collection de ARTOTHÈQUE.CA dans l’intérêt du public et de la démocratisation de l’art.
La Fondation est un donataire reconnu par l'Agence du Revenu du Canada (ARC) et le ministère du Revenu du Québec (MRQ).
Elle est habilitée à émettre des reçus pour don de bienfaisance, tant pour les dons en biens que pour les dons en argent.
L’acceptation des dons d’oeuvres d’art par la Fondation est sujette à un processus rigoureux. Ce processus vise d’une part à s’assurer de l’authenticité, de la provenance et du bon état de conservation des oeuvres offertes et, d’autre part, de leur pertinence en regard de la mission de ARTOTHÈQUE.CA et de l’ensemble de sa collection.
Le processus comporte trois étapes: la proposition de donation, la validation de la proposition et la sélection proprement dite des oeuvres par le Comité de sélection.

Le Comité d'acquisition se réunit une fois l'an vers le 15 décembre. Il se compose d'un minimum de trois membres:

• le directeur ou la directrice artistique de ARTOTHÈQUE.CA;
• deux autres membres issus du milieu artistique nommés par le conseil d’administration sur recommandation de la direction artistique.

2. La proposition de don
Le donateur doit d’abord faire connaître par écrit son intention d'offrir une oeuvre à ARTOTHÈQUE.CA en remplissant le formulaire approprié et en joignant une photographie de l’oeuvre ainsi que les documents attestant son authenticité, sa provenance et son prix d’achat. Une ou deux estimations de la juste valeur marchande doivent également être jointes dans le cas où le don est fait avec demande d’exemption fiscale. Le nombre d’estimations est tributaire de la valeur estimée de l'oeuvre (voir plus bas).

Le formulaire est disponible à ARTOTHÈQUE.CA ou peut être demandé par courriel Ici. 

Le formulaire et les documents doivent être transmis à l’adresse suivante:
La direction artistique
ARTOTHÈQUE.CA
5720 rue Saint-André, 

Montréal, Québec H2S 2K1

Le donataire doit garder l’oeuvre en sa possession jusqu’à avis contraire de la direction artistique.

3. La validation de la proposition de don

Après analyse préliminaire du dossier, la direction artistique peut rejeter toute proposition pour les motifs suivants:
- le dossier est incomplet;
- l’oeuvre est manifestement en mauvais état et sa restauration serait trop onéreuse;
- la dimension de l’oeuvre, son poids, sa fragilité ou son état en rendrait la conservation, la manutention ou la location trop onéreuse ou hasardeuse, notamment considérant l’espace de conservation disponible ainsi que les risques de bris ou de vol.

Dans le cas où la proposition est retenue après l'analyse préliminaire, l’oeuvre ou les oeuvres le cas échéant, doivent être transportées à ARTOTHÈQUE.CA pour examen. ARTOTHÈQUE.CA n’assumera pas les frais d’emballage, de transport ni d’assurance des oeuvres.

Après examen de l'oeuvre, la direction artistique établit un rapport d’état de conservation et un rapport de recherche. En vue d'établir le rapport de recherche, la direction artistique prend en considération les documents fournis par le donateur, notamment l'attestation d'authenticité.
Le rapport de recherche vise à établir les éléments suivants:
- la propriété, la provenance et le prix d’achat;
- l’authenticité de l’oeuvre;
- dans le cas des dons avec demande d’exemption fiscale, la juste valeur marchande.

3.1 Titre de propriété, provenance et prix d’achat

Titre de propriété
ARTOTHÈQUE.CA doit s’assurer que le donateur est bien le propriétaire de l’oeuvre afin d’éviter toute irrégularité, cas de recel, fraude, etc. Le donateur doit donc avoir fourni l’un des documents suivants:
- la facture d’achat ou une photocopie attestée conforme de cette dernière;
- le contrat de vente;
- en l’absence des documents mentionnés précédemment, un affidavit.

Provenance
Le comité exige un historique de la propriété des biens, c’est-à-dire un relevé de la date à laquelle les biens ont été acquis (par achat, par don ou héritage), de leur source précise et les conditions de la transaction ou du don. Si l’un des renseignements est inconnu du donateur, celui-ci doit exposer en détail les efforts qu’il a déployés en vue d’obtenir le renseignement et expliquer pourquoi il a acquis le ou les biens sans avoir ce renseignement.

Prix d’achat

Le comité de sélection exige d’être informé du prix d’achat visé par une demande d’attestation chaque fois qu’il estime qu’il s’agit d’un renseignement pertinent au rapport de recherche. Si le bien a été acquis par le donateur dans un délai inférieur à trois ans avant la proposition de don, la facture ou le contrat de vente permettra de déterminer le montant du reçu aux fins d'impôt. En l'absence de facture ou de contrat de vente, le donateur pourra produire un affidavit attestant les motifs qui expliquent l'absence des documents et de tout renseignement permettant d'établir le prix d'achat.

La direction artistique se réserve le droit de refuser tout affidavit.

3.2 Déclaration d’authenticité
Préalablement à l’acceptation de la donation par la Fondation, toute oeuvre doit être authentifiée par une personne compétente, indépendante de la Fondation et de ARTOTHÈQUE.CA. L’authentification est aux frais du donateur. L'expert doit attester des éléments suivants:

• il n'a aucun intérêt dans le bien évalué;
• il a personnellement évalué l'oeuvre originale (aucune évaluation faite d'après photographie ne sera acceptée);
• le montant de l'évaluation n'a aucune influence sur le coût de ses services.

Le donateur doit préciser les titres et qualités ou l'expertise qui rendent cet expert compétent et indiquer la personne-ressource avec qui le comité pourra communiquer, s’il y a lieu. Si un bien est particulièrement litigieux, c'est-à-dire s'il a été créé par un artiste dont les oeuvres sont connues comme donnant lieu à des fraudes, à des imitations ou à d'autres pratiques discutables, le donateur doit démontrer qu'il a été exceptionnellement vigilant en authentifiant ce bien. En cas de doute sur l’authenticité d’une oeuvre, le comité de sélection de ARTOTHÈQUE.CA se réserve le droit de refuser la donation en se basant sur son expérience dans le domaine du commerce de l’art.
Si le créateur du bien est encore vivant, le comité se réserve le droit de lui demander de signer une déclaration affirmant qu'il a effectivement créé ce bien. Si le créateur est décédé, le donateur est tenu de consulter l'exécuteur testamentaire du créateur ou la fondation chargée d'authentifier ses oeuvres. Dans le cas où il n’y aurait pas d’exécuteur testamentaire, le comité de sélection mettra alors en place une procédure au cas par cas.

Estimation de la juste valeur marchande dans le cas des dons avec exemption fiscale.

Une ou plusieurs évaluations sont exigées en fonction de la valeur de l’oeuvre. L’évaluation doit être réalisée par une personne indépendante de la Fondation et de ARTOTHÈQUE.CA ainsi que du donateur, compétente et spécialisée dans le domaine (courant artistique, artiste ou technique spécifique…), qui doit de plus être reconnue dans le milieu artistique.

• pour les oeuvres de moins de 1 000 $, l'évaluation peut être faite par l'ARTOTHÈQUE.CA
• pour les oeuvres de 1 000 $ et plus, une évaluation indépendante est requise
• pour les oeuvres de 10 000 $ et plus, deux évaluations indépendantes sont requises

4. Décision du Comité de sélection sur l’acceptation des oeuvres
Les dossiers validés sont présentés par la direction artistique au Comité de sélection accompagnés du rapport d’état de conservation et du rapport de recherche. Le Comité se prononce ensuite sur l’intérêt que représente pour la Fondation l’oeuvre offerte en don. Dans le cas d'une oeuvre d'une valeur de 10 000$ et plus, la décision doit être entérinée par le conseil d'administration avant la décision finale d'acceptation. Dans les autres cas, le Comité de sélection est décisionnel à la majorité. Une fois le don accepté, le reçu officiel est alors signé conjointement par la directrice artistique et le directeur administratif et envoyé au donateur. La valeur du reçu officiel aux fins d'impôt est établie en se basant sur les règles fiscales en vigueur au Québec et au Canada.
La direction artistique fait rapport au moins une fois par année au conseil d'administration des décisions du Comité de sélection des oeuvres.

Sources:
- «Attestation de biens culturels aux fins de l’impôt sur le revenu:
Renseignements et procédures», Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels, Octobre 1997
- «Suppléments aux renseignements et procédures concernant l’attestation de biens culturels aux fins de l’impôt sur le revenu», Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels, Juillet 2002
- Procédure d’acquisition du Musée d’art contemporain de Montréal.